Automação de Documentos em Instituições Financeiras

O Document Assembly permite automatizar a criação de documentos, a partir de modelos inteligentes.
Publicado por: Ana Claudia Pires
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Após mais de uma década da grande crise financeira mundial – causada principalmente pela falência do tradicional Lehman Brothers – já é possível apurar seus impactos na regulação e nas estruturas de compliance das instituições financeiras, que se tornaram mais robustas e mais bem preparadas enfrentarem os riscos próprios do mercado.

Entretanto há ainda um longo caminho a ser percorrido. Segundo o relatório 2019 Banking and Capital Markets Outlook, a modernização dos departamentos de conformidade é umas das prioridades das instituições financeiras a partir desse ano. Com um cenário regulatório altamente dinâmico – não apenas no Brasil, mas em todo o mundo – as instituições financeiras têm se concentrado em aumentar a eficiência, solidez e segurança das soluções já implementadas ao longo da última década.

Neste contexto, um dos grandes desafios das instituições financeiras no Brasil é o controle efetivo de seus documentos, realizado tanto pelos departamentos jurídicos como pelo compliance. Grande parte dos processos de elaboração, armazenando e gerenciamento desses documentos ainda são realizados de forma manual; o que dificulta tanto a verificação de conformidade, quando a tomada de algumas das decisões estratégicas pelo board relacionadas aos riscos regulatórios.

Considerando que as ferramentas de pesquisa nos sites dos órgãos reguladores não são eficientes e que cerca de 1.500 novas regras são publicadas[1] por ano; é fácil deduzir que a utilização desse processo manual enseja sérios riscos regulatórios relativos a não observância das disposições normativas.

Podemos tomar como exemplo a elaboração de documentos societários, como atas de assembleias, termos de posse, outorga de poderes de representação; bem como o controle de protocolos e aprovações a serem obtidas junto ao Banco Central.

Atualmente, para a elaboração de tais documentos, o advogado procura em suas pastas uma minuta em Word, anteriormente utilizada, e insere os dados necessários em cada um dos documentos relacionados. As mesmas informações podem se replicar em vários documentos (como por exemplo, na elaboração de um edital de convocação, seguido pela ata de assembleia e do termo de posse); tornando o trabalho repetitivo e mais suscetível a erros humano.

Com a versão final dos documentos, um novo processo se inicia: a coleta de assinaturas. Diversas vias são impressas e o responsável se empenha em uma verdadeira via-crúcis, entre as agendas e diversas localidades dos signatários. Sem esquecer, do controle de protocolo, de exigências, de comprimento e de aprovação do documento em órgãos reguladores.

Assinado, o documento é finalmente escaneado e armazenado em um sistema de pasta, onde – com o passar dos anos e a rotatividade de funcionários – será de difícil localização. Adicionalmente, a pesquisa por conteúdo não será possível e os controles de prazos deverão ser realizados manualmente, em uma planilha de Excel.

É evidente que a integração dos processos entre a elaboração (pelo jurídico) e a verificação de tais documentos (pelo departamento de conformidade) resta, definitivamente, prejudicada no caso em concreto.

Assim, pensando na dificuldade encontrada nos processos de elaboração, armazenando e gerenciamento de dados relativos aos documentos é que a tecnologia Document Assembly foi desenvolvida.

O Document Assembly (ou automação de documentos) permite automatizar a criação de documentos, gerando-os a partir de modelos inteligentes. Essa tecnologia permite elaborar até os documentos mais complexos, reduzindo o tempo empregado e evitando, ainda, erros de estrutura e de conformidade.

O Document Assembly é uma ferramenta rica que ultrapassa os demais programas de processamento de texto. Para gerar um documento, o usuário precisará apenas preencher informações específicas (como qualificação das partes) e escolher entre as opções pré-estabelecidas. A solução permite também a geração de vários documentos relacionados e o versionamento em outros idiomas.

Os documentos produzidos com o auxílio da automação poderão contar com ferramentas de busca avançada (por tipo de documento, cláusulas, partes etc), gestão de prazos e pendências no processo de aprovação, gestão poderes e alçadas no âmbito societário e a obtenção de assinaturas digitais.

Aproveitando o ensejo, no próximo post falaremos mais sobre soluções para aumentar a eficiência no acompanhamento das publicações de normas relacionadas às instituições financeiras.


[1] Levantamento realizado junto aos principais órgãos reguladores do sistema financeiro: Conselho Monetário Nacional; Banco Central do Brasil; Comissão de Valores Mobiliários; ANBIMA – Associação Brasileira das Entidades dos Mercados Financeiro e de Capitais; e B3 S.A. – Brasil, Bolsa, Balcão.